Wie Fixly Personendaten gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) bearbeitet.
Rollen
Die Kundenorganisation ist verantwortlich für die Daten ihrer Liegenschaften, Mieter und Handwerker; der Betreiber bearbeitet sie in ihrem Auftrag. Für die Daten der Benutzerkonten und die Abrechnung ist der Betreiber verantwortlich.
Bearbeitete Daten
Konten (Name, E-Mail, Sprache, Rolle, Anmeldungen), von der Organisation erfasste Daten (Liegenschaften, Wohnungen, Bewohner, Handwerker, Tickets, Fotos, Beträge), Mietermeldungen (Name, Kontakt, Beschreibung, Fotos; IP-Adresse nur als Prüfsumme gespeichert), technische und Sicherheitsprotokolle.
Zwecke
Erbringung des Dienstes, Authentifizierung, Versand der angeforderten E-Mails (Arbeitsaufträge, Einladungen, Meldungen), Abrechnung, Sicherheit der Plattform und Missbrauchsvermeidung.
Hosting und Dienstleister
Die Daten werden in der Schweiz gehostet. Je nach Konfiguration eingesetzte Dienstleister: E-Mail-Versand, Zahlung (Stripe), Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile).
Datensicherung und Aufbewahrung
Die gesamte Website wird in zwei Zyklen gesichert: eine Kopie jede Stunde, wenn sich Daten geändert haben, wobei die letzten 24 rollierend aufbewahrt werden (mindestens 24, jede neue Kopie ersetzt die älteste), und eine Sicherung jeden Tag, wobei die letzten 7 täglichen Sicherungen aufbewahrt werden (etwa 7 Tage, standardmässig 7); die ältesten werden gelöscht. Die Sicherungen dienen der Wiederherstellung des Dienstes; sie sind kein Archiv, aus dem einzelne Elemente verlangt werden können. Seit der letzten Sicherung erfasste Daten (bis zu einer Stunde Aktivität) können bei einem Vorfall nicht wiederhergestellt werden. Die Daten werden aufbewahrt, solange das Konto besteht, und danach innert angemessener Frist gelöscht, vorbehaltlich gesetzlicher Pflichten.
Zugriff des Betreibers
Für Support, Sicherheit und die Einhaltung des Rechts kann der Betreiber die Daten der Organisationen über ein reserviertes Administrationskonto einsehen, standardmässig nur lesend. Jede Einsicht wird protokolliert (Datum, Organisation, angezeigte Seite, gekürzte IP-Adresse) und das Protokoll ist der Anwendung entzogen. Bei einer Übertragung des Betriebs übernimmt die Übernehmerin die Datenschutzpflichten (revDSG).
Verantwortlicher
Der unten auf dieser Seite genannte Betreiber ist Verantwortlicher für die Daten der Konten, die Abrechnung und den Support. Für die von einer Kundenorganisation erfassten Daten (Liegenschaften, Mieter, Handwerker) ist die Organisation verantwortlich; der Betreiber bearbeitet sie in ihrem Auftrag. Kontakt: die Adresse des Betreibers unten oder «Nachricht senden» im Kontomenü.
Rechtsgrundlagen
Vertragserfüllung (Dienst erbringen, abrechnen, angeforderte E-Mails senden), berechtigtes Interesse (Sicherheit der Plattform, Missbrauchsverhinderung, technische Protokolle) und gesetzliche Pflichten (Aufbewahrung der Buchungsbelege). Für den Betrieb des Dienstes wird keine separate Einwilligung verlangt.
Unterauftragsbearbeiter und Übermittlungen
Hosting: Infomaniak Network SA (Schweiz). E-Mail-Versand: vom Betreiber konfigurierter SMTP-Anbieter. Zahlungen: Stripe (USA / Irland). Bot-Schutz: Cloudflare Turnstile (USA). Übermittlungen ausserhalb der Schweiz und der EU stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder das Data Privacy Framework. Es werden keine weiteren Drittdienste aufgerufen und keine Reichweitenmessung verwendet.
Aufbewahrungsdauer
Die Daten werden gemäss der folgenden Tabelle aufbewahrt.
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Aktives Konto und erfasste Daten | Vertragsdauer |
| Geschlossenes Konto (Archiv) | Karenzfrist: 14 Tage, danach Löschung |
| Stündliche Kopien | die letzten 24 Kopien (mindestens 24), rollierend |
| Tägliche Sicherungen | 7 Tage (standardmässig 7), rollierend, bei Infomaniak, standardmässig verschlüsselt |
| Technische und Sicherheitsprotokolle (IP-Adresse) | höchstens 12 Monate |
| Protokoll der gesendeten E-Mails | höchstens 12 Monate |
| Buchungsbelege des Betreibers | 10 Jahre (Art. 958f OR) |
| Register der geschlossenen Konten | unbefristet, minimal (Name, Daten) |
Löschung des Kontos
Unter «Mein Konto», nach einer erneuten Authentifizierung: Das Konto wird sofort geschlossen, ein Archiv wird 14 Tage aufbewahrt, während denen die Löschung widerrufen werden kann (Link per E-Mail), danach werden die Daten und das Archiv endgültig gelöscht. 2 Tage vor der Löschung wird eine Erinnerung gesendet.
Verletzung der Datensicherheit
Bei einer Verletzung der Datensicherheit mit hohem Risiko meldet der Betreiber diese so rasch als möglich dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und informiert die betroffenen Kundenorganisationen.
Ihre Rechte
Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen. Selbstbedienung unter «Mein Konto»: «Meine Daten herunterladen» (ZIP in JSON und CSV mit den hochgeladenen Dateien, Link 24 Std. gültig), Änderung des Profils und Löschung des Kontos. Eine an den Betreiber gesendete Anfrage wird innert 30 Tagen bearbeitet. Für Daten, die eine Kundenorganisation verwaltet (Mieter, Handwerker), wenden Sie sich zuerst an diese. Zuständige Behörde in der Schweiz: der EDÖB (www.edoeb.admin.ch); in der EU die Datenschutzbehörde Ihres Landes.
Betreiber
Leologic (sàrl)
CP 225
2740 Moutier
info@leologic.ch
www.leologic.ch
Eine tägliche Sicherung der gesamten Website wird vom Hoster durchgeführt. Seit der letzten Sicherung erfasste Daten können bei einem Vorfall verloren gehen; im gesetzlich zulässigen Rahmen haften wir dafür nicht. Bewahren Sie eigene Exporte auf.